Automatiser le rapprochement notes de frais et projets
Chaque mois, vos équipes passent une journée à réconcilier des notes de frais entre plusieurs sources et à les imputer aux bons projets. Ce process est automatisable.
Le problème
Dans une société de services, la réconciliation mensuelle des notes de frais mobilise en moyenne 1 journée complète par mois : agréger les NDF depuis Pennylane, les exports Excel, les PDFs reçus par email, les mapper aux projets et aux consultants concernés, puis pousser les lignes dans les drafts de factures. Les erreurs d'imputation retardent la facturation et créent des litiges.
Ce que Tie-Out fait
- Agrégation des sources NDF (Pennylane API, Excel, PDF, email)
- Mapping automatique NDF / projets / consultants via agent de réconciliation
- Validation humaine uniquement sur les lignes ambiguës (< 10 % en général)
- Push automatisé des lignes réconciliées dans les drafts Pennylane
Résultats observés
- 1 journée par mois récupérée
- Drafts de factures alimentés automatiquement
- Revue humaine concentrée sur les exceptions
Questions fréquentes
Est-ce que ça fonctionne si les NDF arrivent sous plusieurs formats ?
Oui. Le moteur ingère des sources hétérogènes : Pennylane via API, fichiers Excel et CSV, PDFs scannés ou natifs, et emails avec pièces jointes. Le mapping est fait par l'agent de réconciliation, pas manuellement.
Que se passe-t-il pour les lignes que le moteur ne sait pas imputer ?
Les lignes ambiguës (moins de 10 % en général après calibration) sont présentées en validation humaine avec le contexte disponible. L'humain valide ou corrige, et le moteur apprend de ces corrections pour les mois suivants.
Faut-il utiliser Pennylane pour bénéficier de cette automatisation ?
Non. Pennylane est l'outil de facturation le plus fréquent dans notre périmètre, mais le moteur peut pousser dans d'autres outils (Sage, QuickBooks, Cegid) ou dans un export structuré si votre comptable travaille autrement. On évalue cela lors de l'appel de cadrage.
Quel est le coût ?
Ce type de mission (audit + implémentation) est généralement facturé entre 15 000€ et 30 000€ selon le nombre de sources et la complexité des règles de mapping. La maintenance sur 12 mois représente 20 % du coût total.